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Devo armazenar CT-e ou somente XML de distribuição de NF-e?

Devo armazenar CT-e ou somente XML de distribuição de NF-e?

Sempre surge uma dúvida em relação a guarda de documentos, neste artigo, vamos resumir rapidamente o que é obrigatoriedade fiscal e desta forma, evitar autuações em eventuais fiscalizações.

Armazenamento e Validação de NF-e

O Ajuste SINIEF 07/05, cláusula sétima, parágrafo sétimo, descreve:

§ 7º Deverá, obrigatoriamente, ser encaminhado ou disponibilizado download do arquivo da NF-e e seu respectivo Protocolo de Autorização de Uso:

I – ao destinatário da mercadoria, pelo emitente da NF-e imediatamente após o recebimento da autorização de uso da NF-e;
II – ao transportador contratado, pelo tomador do serviço antes do início da prestação correspondente.

Logo, a emissão da NF-e deve disponibilizar imediatamente ao destinatário e transportador o XML de distribuição. Em relação ao armazenamento, a legislação neste ajuste, estabelece as regras de armazenamento das Notas Fiscais
eletrônicas para a empresa destinatária (comprador), descreve:

Cláusula décima O emitente e o destinatário deverão manter a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado.

Parágrafo 1º O destinatário deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e.

Logo, o Ajuste SINIEF 07/05 estabelece as regras da Nota Fiscal eletrônica quanto ao armazenamento dos
documentos, são responsabilidades do emitente e do destinatário.

No caso da CT-e, se a empresa não contrata serviços de transporte, o envolvimento da empresa se refere ao faturamento, não a obrigação acessória em si. Algumas empresas recebem CT-e, mesmo não sendo tomador de transporte, não sabem se devem armazenar ou não. Se não são tomadores do serviço de transporte, estão dispensados neste caso.

A seguir, um resumo sobre CT-e.

Armazenamento e Validação de CT-e

O Ajuste SINIEF 09/2007 estabelece as regras do Conhecimento de Transporte eletrônico quanto ao armazenamento dos arquivos XML do CT-e, o mesmo detalha:

Cláusula décima segunda O transportador e o tomador do serviço de transporte deverão manter em arquivo digital os CT-e pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentados à administração tributária, quando solicitado.

Parágrafo 1º O tomador do serviço deverá, antes do aproveitamento de eventual crédito do imposto, verificar a validade e autenticidade do CT-e e a existência de Autorização de Uso do CT-e, conforme disposto na cláusula décima oitava.

Portanto, se a empresa está envolvida no transporte de mercadorias como um tomador, neste caso, além da NF-e, deverá validar e armazenar a CT-e.

Ref: SINIEF 07/05 e SINIEF 09/07

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